Uprawnienia kontrolne i obowiązki

System kontroli wewnętrznej i zarządzanie ryzykiem w procesie sporządzania sprawozdań finansowych

Proces sporządzania sprawozdań finansowych regulowany jest przez:

• Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej,
• Ustawę o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.,
• Ustawę o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym,
• Statut Giełdy Papierów Wartościowych w Warszawie S.A. (Statut),
• „Zasady rachunkowości obowiązujące w Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie S.A.” oraz zasady obowiązujące w spółkach zależnych,
• wewnętrzne procedury ewidencji księgowej.

Proces sporządzania sprawozdań finansowych objęty jest systemem kontroli wewnętrznej i systemem zarządzania ryzykiem, co przyczynia się do zachowania wiarygodności i rzetelności sprawozdawczości finansowej oraz zgodności z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi.

System kontroli wewnętrznej w ramach sporządzania sprawozdań finansowych obejmuje:

• czynności kontrolne realizowane przez pracowników w zakresie powierzonych im obowiązków,
• kontrolę funkcjonalną realizowaną w ramach obowiązków nadzoru nad podległymi komórkami organizacyjnymi,
• badanie zgodności działania GPW z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi,

Zarządzanie ryzykiem w procesie sporządzania sprawozdań finansowych opiera się na identyfikacji i ocenie ryzyka wraz z definiowaniem i podejmowaniem działań zmierzających do ich minimalizacji. W szczególności GPW na bieżąco monitoruje zmiany w przepisach i regulacjach zewnętrznych związanych ze sporządzaniem sprawozdań oraz na bieżąco aktualizuje wewnętrzne regulacje Spółki i dostosowuje systemy informatyczne.

Przestrzeganie obowiązku stosowania regulacji wewnętrznych i zewnętrznych w Spółce realizowane jest przez Zespół Rachunkowości Finansowej. Zespół ten odpowiedzialny jest za przygotowanie sprawozdania finansowego pod merytorycznym nadzorem i koordynacją Głównej Księgowej i Dyrektora Działu Finansowego. Księgi rachunkowe Spółki prowadzone są techniką komputerową. Spółka korzysta obecnie z systemu finansowo-księgowego wdrożonego w sierpniu 2011 r., który zawiera wbudowane mechanizmy zapewniające ochronę przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisów. Kontrola następuje na etapie wprowadzania zapisów księgowych. Ponadto Dział Audytu Wewnętrznego przeprowadza audyty procesów finansowo-księgowych zgodnie z rocznym planem audytów zatwierdzonym przez Radę Giełdy po uzyskaniu pozytywnej opinii Komitetu Audytu.

Do końca 2018 roku poprawność sporządzenia skonsolidowanych sprawozdań finansowych weryfikowana była co kwartał przez biegłego rewidenta Spółki. Sprawozdania za I i III kwartał oraz półrocze podlegały przeglądowi audytora, natomiast sprawozdania roczne podlegały pełnemu badaniu. Od 2019 r., zgodnie z przepisami prawa i powszechną praktyką rynkową, poprawność sporządzenia skonsolidowanych sprawozdań finansowych weryfikowana będzie przez biegłego rewidenta Spółki co pół roku tj. sprawozdanie za pierwsze półrocze będzie podlegało przeglądowi audytora, natomiast sprawozdanie roczne będzie podlegało pełnemu badaniu.

Zarząd Spółki oraz członkowie Rady Giełdy są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. Kontrolę nad procesem raportowania finansowego w GPW sprawuje także Komitet Audytu funkcjonujący w ramach Rady Giełdy. Zgodnie ze swoimi kompetencjami, Komitet monitoruje proces sprawozdawczości finansowej, wykonywanie czynności rewizji finansowej oraz niezależność audytora. Wyboru audytora GPW dokonuje Rada Giełdy po rekomendacji Komitetu Audytu spośród grona renomowanych firm audytorskich. W spółkach zależnych decyzje o wyborze biegłego rewidenta podejmują rady nadzorcze. Komitet Audytu monitoruje ponadto skuteczność systemów kontroli wewnętrznej, audytu wewnętrznego oraz zarządzania ryzykiem. Do kompetencji Rady Giełdy należy m.in. ocena sprawozdania Zarządu Giełdy z działalności Spółki i Grupy Kapitałowej GPW, jak i sprawozdań finansowych jednostkowych i skonsolidowanych oraz składanie Walnemu Zgromadzeniu pisemnego sprawozdania z wyników powyższej oceny.

W opinii Spółki:

• podział zadań związanych ze sporządzaniem sprawozdań finansowych w Spółce,
• kontrola sporządzonych sprawozdań przez audytora,
• monitorowanie procesu sporządzania i weryfikacji sprawozdań przez Komitet Audytu,
• oraz ocena sprawozdań przez Radę Giełdy,

zapewniają rzetelność oraz prawidłowość informacji prezentowanych w sprawozdaniach finansowych.

Audytor

Sposób wyboru firmy audytorskiej przez Giełdę Papierów Wartościowych w Warszawie S.A. określony jest w wewnętrznym dokumencie „Polityka i procedury wyboru firmy audytorskiej”. Został on przygotowany zgodnie z wymogami:

• Rozporządzenia 537/2014 w sprawie szczegółowych wymogów dotyczących ustawowych badań sprawozdań finansowych jednostek interesu publicznego, oraz
• Ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym.

Ww. dokument określa maksymalny okres, przez jaki ta sama firma audytorska lub inna jednostka wchodząca w skład jej sieci może świadczyć usługi badania sprawozdań finansowych. Okres ten wynosi 5 lat. Po tym czasie ani ta sama firma audytorska, ani żadna inna jednostka wchodząca w skład jej sieci nie może zostać ponownie wybrana do badania sprawozdań finansowych GPW przez okres kolejnych 4 lat.

Wybór firmy audytorskiej należy do kompetencji Rady Giełdy. Procedurę wyboru nowego audytora rozpoczyna uchwała Rady Giełdy w sprawie wyboru firmy audytorskiej, a następnie firmy audytorskie są zapraszane do składania ofert na badania. Rada Giełdy wybiera ofertę firmy audytorskiej po przeprowadzeniu postępowania, mającego na celu zapewnienie niezależnego i równego wyboru najlepszej oferty, kierując się szeregiem określonych kryteriów (m.in. doświadczeniem i pozycją na rynku usług audytorskich, znajomością zagadnień rynku finansowego, świadczeniem usług audytorskich na rzecz spółek publicznych, ceną za usługę). Organem odpowiedzialnym za przedstawienie rekomendacji firmy audytorskiej do badania sprawozdań finansowych Radzie Giełdy jest Komitet Audytu. Rada Giełdy, jako organ uprawniony do wyboru audytora, podejmuje uchwałę o wyborze firmy audytorskiej. Zarząd Giełdy zawiera umowę z firmą audytorską.

Podmiotem uprawnionym, badającym jednostkowe sprawozdanie finansowe GPW SA oraz skonsolidowane sprawozdanie finansowe Grupy Kapitałowej GPW za rok obrotowy zakończony 31 grudnia 2017 r. oraz dokonującym przeglądów śródrocznych sprawozdań finansowych GPW SA i Grupy Kapitałowej GPW w roku obrotowym zakończonym 31 grudnia 2018 była KPMG Audyt spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa („KPMG Audyt”), wpisana na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych pod nr 3546.

Umowa pomiędzy GPW, a KPMG Audyt została zawarta 21 października 2015 r. Zakres umowy obejmował badanie rocznego i skonsolidowanego sprawozdania za lata obrotowe: 2015, 2016 i 2017 oraz przegląd śródrocznych jednostkowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych za poszczególne kwartały w latach 2016, 2017 i 2018.

W związku z zakończeniem umowy z poprzednim audytorem w 2018 r. Grupa Kapitałowa GPW dokonała wyboru nowej firmy audytorskiej. Podmiotem uprawnionym, badającym jednostkowe sprawozdanie finansowe GPW SA oraz skonsolidowane sprawozdanie finansowe Grupy Kapitałowej GPW za rok obrotowy zakończony 31 grudnia 2018 r., została firma BDO PL spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. k. z siedzibą w Warszawie, ul. Postępu 12, 02-676 Warszawa, wpisana na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów pod numerem 3355.

Umowa pomiędzy GPW a BDO PL została zawarta 24 września 2018 r. Zakres umowy obejmuje badanie rocznego i skonsolidowanego sprawozdania za lata obrotowe: 2018, 2019 i 2020 oraz przegląd półrocznych jednostkowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych w latach 2019 i 2020.

W 2018 r. nastąpił wzrost poziomu wynagrodzenia firm audytorskich związany  przede wszystkim ze zmianami w przepisach prawnych – wdrożeniem nowych regulacji UE dotyczących jednostek zainteresowania publicznego, zmianami ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym, które po raz pierwszy miały zastosowanie do badania sprawozdań finansowych GPW za rok 2017 oraz zmianami w standardach rachunkowości. Zmiany te wpływają na:

• zwiększenie zakresu raportowania biegłego rewidenta w odniesieniu do badania sprawozdań finansowych spółek zainteresowania publicznego;
• dodatkowe obowiązki komunikacyjne biegłego rewidenta z komitetem audytu,
• zwiększony zakres badania i przeglądów związany z koniecznością raportowania kluczowych zagadnień badania, z dodatkowymi ujawnieniami w sprawozdaniu finansowym, dotyczącymi oczekiwanego wpływu zastosowania nowych standardów rachunkowości po raz pierwszy (MSSF 16 „Leasing”) oraz z dodatkowymi ujawnieniami w związku z pierwszym rokiem stosowania nowych standardów (MSSF 15 „Przychody z umów z klientami”, MSSF 9 „Instrumenty finansowe”).

Pełny efekt tych zmian we wzroście wynagrodzenia porzedniego audytora (KPMG) jak i nowego audytora (BDO) można zaobserować od 2018 r.

Wynagrodzenia biegłego rewidenta za usługi na rzecz Grupy GPW (kwoty netto w zł)

W 2018 r. nie przedłożono zaleceń, mających na celu zapewnienie rzetelności procesu sprawozdawczości finansowej.

W związku z kontrolą i monitorowaniem niezależności firmy audytorskiej, badającej sprawozdanie finansowe emitenta, KPMG oraz BDO złożyły pisemne oświadczenia w zakresie:

• wszelkich relacji (w tym świadczenia usług niebędących czynnościami rewizji finansowej), które ciążą na niezależności badania,
• zagrożeń dla dalszej niezależności, spowodowanych jakimikolwiek relacjami; oraz
• zastosowania zabezpieczeń w celu ograniczenia zagrożeń.

W 2018 r. nie były świadczone przez audytora usługi niebędące czynnościami rewizji finansowej.

W 2018 r. nie były świadczone przez firmę audytorską Grupy Kapitałowej GPW na rzecz GPW SA i spółek zależnych żadne usługi zabronione.

Zasady świadczenia usług przez audytorów innych niż związanych z badaniem lub przeglądem sprawozdań finansowych zawarto w „Polityce w zakresie nabywania od audytora i spółek jego sieci usług niebędących badaniem sprawozdania finansowego”.

Firma audytorska badająca sprawozdania GK GPW ani żaden z członków jej sieci nie może świadczyć bezpośrednio ani w sposób pośredni usług na rzecz jednostek należących do GK GPW, w tym żadnych usług należących do katalogu usług zabronionych. Zakaz świadczenia tych usług występuje w następujących okresach:

• Od rozpoczęcia badanego okresu do wydania sprawozdania z badania; oraz
• W roku obrotowym bezpośrednio poprzedzającym okres badanego okresu, w odniesieniu do usług opracowania i wdrażania procedur kontroli wewnętrznej lub procedur zarządzania ryzykiem związanych z przygotowywaniem lub kontrolowaniem informacji finansowych lub opracowywania i wdrażania technologicznych systemów dotyczących informacji finansowej.

Świadczenie usług dozwolonych możliwe jest jedynie, gdy ich zakres pozostaje bez związku z polityką podatkową, a Komitet Audytu przeprowadzi ocenę zagrożeń oraz analizę niezależności.

Świadczenie usług dozwolonych, niebędących jednocześnie usługami statutowego badania sprawozdań finansowych, jest ograniczone pod względem wartości. W przypadku, gdy Audytor Grupy świadczy przez okres co najmniej trzech kolejnych lat obrotowych na rzecz GPW lub jednostek przez nią kontrolowanych takie usługi, całkowite wynagrodzenie z tytułu takich usług jest ograniczone do najwyżej 70% średniego wynagrodzenia płaconego audytorowi w trzech kolejnych ostatnich latach obrotowych z tytułu badania ustawowego sprawozdań finansowych GPW i GK GPW.